รายงานการประชุมเป็นเอกสารที่สะท้อนถึงการตัดสินใจที่สำคัญทั้งหมดของเหตุการณ์นี้ การร่างที่ไม่ถูกต้องทั้งในแง่ของความหมายและในการออกแบบสามารถทำให้ผู้เข้าร่วมในการประชุมโต้แย้งได้ นอกจากนี้ยังมีความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการตัดสินใจด้านการจัดการที่ไม่ถูกต้องหากรายงานการประชุมการผลิตมีข้อมูลที่ทำให้เข้าใจผิด จัดเรียงอย่างถูกต้องจะช่วยชุดคำแนะนำง่ายๆ
ข้อความของเอกสารนี้มักจะมีสองส่วน: เกริ่นนำและหลัก รายงานการประชุม (ครึ่งแรก) ประกอบด้วยคำอธิบายของพารามิเตอร์หลักของเหตุการณ์: ตำแหน่งชื่อเต็ม ผู้เข้าร่วมประธานและเลขานุการ เมื่อหนึ่งในผู้ที่มีสถานะพิเศษ (ได้รับเชิญผู้เชี่ยวชาญผู้สังเกตการณ์ ฯลฯ) สิ่งนี้จะถูกบันทึกไว้ในเอกสารด้วย หากมีคนเข้าร่วมประชุมหลายคนรายงานการประชุมอาจมีข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขาในแผ่นงานแยกต่างหากซึ่งเป็นแอปพลิเคชันที่แยกกันไม่ออกของเอกสาร ส่วนเกริ่นนำนั้นลงท้ายด้วยวาระที่มีรายการปัญหาที่ระบุ เป็นสิ่งที่พึงประสงค์ในการจัดเรียงสิ่งเหล่านี้ให้มีความสำคัญอย่างไรก็ตามอาจมีปัจจัยอื่นที่ส่งผลกระทบต่อสถานที่ในรายการคำถาม ตัวอย่างเช่นโครงสร้างของวาระอาจขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์เชิงตรรกะของบางส่วนของประเด็นหรือการจ้างงานของบุคคลที่เข้าร่วมในเหตุการณ์ เอกสารจะถูกดำเนินการบนหัวจดหมายขององค์กร (หน่วยของมัน) จะต้องระบุเมื่อการประชุมเกิดขึ้น
รายงานการประชุมในส่วนหลักควรสอดคล้องกับช่วงแนะนำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งรายการควรเป็นไปในลำดับเดียวกันกับวาระการประชุม อัลกอริทึมสำหรับการสร้างข้อความที่รวบรวมข้อมูลในแต่ละวาระมีดังต่อไปนี้: "ฟัง", "พูด", "ตัดสินใจ" กฎหลักในส่วนนี้ของโปรโตคอลคือมันไม่ควรเปลี่ยนเป็นการถอดรหัส
โดยเฉพาะอย่างยิ่งรายการย่อย "ที่รับฟัง" จะอธิบายว่าใครเป็นผู้พูดประเด็นสำคัญในประเด็นสิ่งที่เขาแนะนำซึ่งเป็นผลมาจากคำพูดของเขา สำหรับผู้พูดผู้เข้าร่วมยังระบุว่าใครพูดในสิ่งที่พวกเขาเสนอ การตัดสินใจแก้ไขตำแหน่งสุดท้ายของผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่ ถ้ามันถูกนำมาใช้โดยการลงคะแนนแล้วมันจะต้องระบุว่ามีคนกี่คนมันเป็นจำนวนเท่าไหร่กับมันเช่นเดียวกับจำนวนการงดออกเสียง ชื่อเต็มสามารถระบุได้ขึ้นอยู่กับความสำคัญของปัญหาที่กล่าวถึง คนที่ได้รับตำแหน่งนี้หรือว่า
โพรโทคอลของการประชุมถูกวาดขึ้นโดยเลขานุการเอกสารตัวเองลงนามโดยผู้บริหารและประธานการประชุม แหล่งที่มาของข้อมูลสำหรับการรวบรวมของมันคือร่างที่เขียนด้วยลายมือ, โน้ตที่ทำโดยใช้เครื่องบันทึกเสียง, การถอดเสียง หากการแก้ไขปัญหาที่ระบุในระหว่างการประชุมต้องใช้อำนาจของเจ้าหน้าที่อาวุโสที่ไม่ได้มีส่วนร่วมในการประชุมหัวหน้าอาจได้รับการอนุมัติเพิ่มเติมเพื่อการตัดสินใจ โปรโตคอลที่ลงนามและที่ลงทะเบียนแล้วสามารถส่งได้ทั้งแบบเอกสารเดียวและในรูปแบบของสารสกัดสำหรับเจ้าหน้าที่ซึ่งมีเพียงส่วนหนึ่งของคำถามเท่านั้น
